Erholsamer E-Mail-Posteingang
Kennen Sie das? Sie arbeiten gerade, schreiben an einem Dokument, telefonieren … und plötzlich: Plopp (oder “Ping”, je nach dem, welches Benachrichtigungssystem Sie haben) – eine neue Nachricht ist in Ihrem Posteingang gelandet. Der nächste Schritt führt Sie direkt ins E-Mail-Postfach, nur um zu entdecken, dass es sich um eine Spam-Mail, Werbung oder etwas anderes Unwichtiges handelt.
Leider passiert dies pro Tag oft mehrere Male (bei mir hätte es bis gerade schon potentiell 40x passieren können) und hält sie von der Arbeit ab. Diese drei, vier Sekunden Unaufmerksamkeit kosten Sie hinterher Minuten, die Sie brauchen, um sich wieder in Ihr aktuelles Projekt reinfinden können. Unter Umständen haben Sie gerade zeitgleich einen Kunden am Telefon gehabt, den Sie nun bitten müssen, seinen letzten Satz doch noch einmal zu wiederholen. Unangenehm!
So lösen Sie das E-Mail-Problem
Nehmen Sie sich fest vor, ab sofort nur noch 3x pro Tag in Ihren E-Mail-Posteingang zu schauen:
- Wenn Sie morgens Ihren Rechner einschalten, sehen Sie erst einmal nach dem Rechten. Sie beantworten dann direkt Ihre wichtigsten E-Mails vom Vortag und versenden E-Mails an andere. Werbung können Sie löschen.
- Mittags kontrollieren Sie Ihren Posteingang: Sind schon Antworten vom Morgen reingekommen?
- Eine Stunde vor Feierabend kontrollieren Sie den Posteingang ein letztes Mal für den Tag. Nun sollten alle wichtigen Mails eingetroffen sein und können innerhalb der letzten Arbeitsstunde aberledigt werden.
Probieren Sie es auch einmal! Ständig von E-Mails aufgehalten zu werden, reduziert Ihre Produktivität.
Noch einen Tipp am Rande: Teilen Sie gleichzeitig aber bitte Ihren Kollegen mit, dass Sie Ihnen wichtige Dinge bitte direkt per Telefon mitteilen möchten. Ansonsten reduzieren Sie deren Produktivität, während jene stundenlang auf Ihre E-Mail warten. 
Foto: © Nikolai Sorokin – Fotolia.com
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Hallo,
das hört sich sehr sinnvoll an (und ich versuche es auch manchmal, wenn ich wirklich sofort was wegarbeiten muss). Am 2.12. war ich allerdings auf einem Vortrag, wo jemand meinte, er ließe sich alle 20 Minuten (!!!) per Alerts über bestimmte Suchbegriffe kurz am Handy informieren……
Vielleicht können das aber manche Menschen einfach bewerkstelligen…
Bin schon gespannt auf die nächsten Beiträge hier!
Hallo Ralf
ich glaube nicht, dass es Menschen gibt, die einen solchen Informationsoverkill verarbeiten können. Die zeigen dann Defizite in anderen Bereichen: Sind nicht aufnahmefähig, können nicht zuhören, sind zerstreut…
Ich denke, eine der wesentlichen Herausforderungen für die Menschen wird sein herauszufinden, was wir alles nicht brauchen. Nur wer selektiert, kommt weiter. Und deswegen habe meine Handynummer nur wenige Leute und ich weiß gar nicht, wie ich mit dem Handy ins WWW komme- will ich auch nicht wissen
Herzliche Grüße
Angelika
Ich habe mien Emailprogramm auch so eingestellt, dass eMails in Kategorien “geschoben” werden. Hier sehe ich dann auch immer die, die ich schnlesstens abarbeiten muss… Den Vorschlag mit den festen Zeiten des Emails lesen finde ich sehr gut!
Beste Grüße
Mirko Mieland
Hi Mirko,
das automatische Verteilen in Kategorien ist auch ein super Tipp, Mirko! Danke dir dafür.
Freut mich, dass dir die Idee mit den festen Zeiten gefällt.
Viele Grüße
David
Hallo David,
vielen Dank für die Tipps … der entscheidende Punkt ist aber glaube ich, seine “Neugierde auf Neuigkeiten” zu bändigen
Beste Grüße Sven
Oft lese ich den Ratschlag, diese E-Mails nur zu geregelten Zeiten zu zulassen, wie zum Beispiel nur morgens, mittags und eine Stunde vor Feierabend E-Mails zu bearbeiten.
Ich glaube, diese Strategie greift zu kurz und ist im Überallbüro unrealistisch. Wieso und wie man dennoch konzentriert an einer Aufgabe arbeiten kann, zeige ich in neuen Artikel.
http://überallbüro.de/2010/01/geregelte-e-mail-zeiten-oder-mythen-der-organisation/
Hallo Herr Pustina,
vielen lieben Dank für Ihren Hinweis. Ihren Beitrag, sowie Ihren Blog, kann ich auch ohne weiteres weiterempfehlen! Meinen Kommentar inklusive einiger weitergehender Gedanken habe ich Ihnen bereits unter der von Ihnen angegebenen URL hinterlassen.
Beste Grüße, David Gerlach