Birgit schrieb:

“Ich sammle wohl insgesamt einfach zu viel an Papier und kann nicht unterscheiden, was wichtig und was unwichtig ist. Ich kann Papier ganz schlecht wegwerfen.”

Meine Antwort

Hallo Birgit,

das Weggeben kann man üben – am besten trainiere es jeden Tag: Nimm Dir einige Papiere zur Hand und frage dich: “Muss ich etwas TUN?” Falls ja, dann gleich aufschreiben.

Falls die Antwort “Nein” ist, dann: “Muss ich es behalten?” Da hilft Dir eine Liste mit Aufbewahrungsfristen.

Brauche ich es sicher noch einmal?

Wenn nicht, dann ist das Ding ganz bestimmt nicht wichtig …
Du kannst du dich dann noch fragen, ob du es aufheben willst.
Und da liegt das Problem: Die Angst, etwas loszulassen, man könnte etwas verpassen etc.

Was wir brauchen, kommt zu uns

Ich kenne das auch. Aber je älter ich werde, desto klarer wird mir: Die Dinge, die wir wirklich brauchen, die kommen ganz sicher zu uns.

Nehmen wir an, du gibst ein Buch weg. Jahre später wäre das für deine Entwicklung aber wichtig. Ich verspreche dir: Dieses Buch oder die Information, die darin enthalten ist, wird zu dir kommen. Vielleicht erzählt dir eine Freundin davon oder du siehst es bei ihr oder du siehst es in der öffentlichen Bücherei oder jemand im Zug liest es.

Das hört sich jetzt vielleicht esoterisch an, ist es aber nicht. Wenn man davon ausgeht, dass Gedanken Energie sind (in 100 Jahren werden sich die Leute wundern, dass wir das heute noch nicht global erkannt haben), dann ist es total logisch, warum uns Dinge zu einem bestimmten Zeitpunkt begegnen.

So ein Beispiel habe ich gerade letztens erlebt: Ich war mit meiner Qi-Gong Lehrerin in einer Buchhandlung, in der es eine Second-Hand-Abteilung gibt. Sie suchte ganz dringend ein seltenes Buch, das sie für ihren Kurs brauchte. Und … Es war da.

Vertrauen haben

Ich denke, wenn du ein bisschen Vertrauen dafür entwickelst, dass für dich gesorgt wird (auch mit Informationen), dann wird dir das Weggegeben leichter fallen. Achte mal bewusst darauf, wie dir Dinge begegnen, von denen du sagst “Das war genau das, was jetzt richtig war – genau das habe ich gesucht/gebraucht …” Kennst du solche Erlebnisse? Ich denke, wenn du darauf achtest, wirst du feststellen, dass das immer wieder passiert. Das ist ein wichtiger Schritt, um Ordnung in sein Papierchaos zu bringen. Wer ständig in der Angst lebt, der kann viel schlechter weggeben als jemand, der genau weiß, dass er jederzeit alle Informationen bekommt, die er braucht.

Man muss immer bedenken, dass ein Papier eben mehr ist als eine Information. Das Papier kann Sicherheit bedeuten oder Hoffnung etc. Wer aber weiß, dass stets für ihn gesorgt wird, der muss das Papier nicht horten.

Foto: © iStockphoto.com | LeggNet

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Manche von ihnen wollen wir gerne festhalten, weil es eine gute Idee ist, oder weil wir gerade an eine Aufgabe gedacht haben, die wirklich wichtig ist. Andere wieder nerven uns, weil sie uns an etwas Unangenehmes erinnern: eine dumme Bemerkung des Kollegen, etwas, das wir ändern wollen, aber nicht können – die Liste könnte man endlos weiter führen.

Das Resultat ist immer dasselbe: Unser Arbeitsfluss wird unterbrochen, weil wir nicht mit hoher Qualität über mehrere Sachen gleichzeitig nachdenken können.

Wer es also schafft, diese Gedanken schnell wieder aus dem Kopf zu bekommen, der arbeitet effizienter.

Ich plädiere nicht dafür, solche Gedanken zu verdrängen – erstens ist das meistens sowieso nicht von Erfolg gekrönt, zweitens sind viele dieser Gedanken sehr wertvoll, weil sie

• uns zeigen, was uns im Moment wichtig ist.
• uns erinnern, etwas Bestimmtes zu tun.
• uns eventuell wertvolle Ideen liefern.

Nun geht es natürlich nicht darum, jeden Gedanken zu notieren, sondern nur die, die wirklich Aufmerksamkeit abziehen. Welche das sind, merken Sie sehr schnell, wenn Sie ein bisschen achtsam sich selbst gegenüber sind.

Gedanken festhalten

Papier und Stift

Nun kann man natürlich zu Papier und Stift greifen, um den Gedanken zu notieren. Am besten auf einen Block und nicht auf Schmierzettel – das vergrößert nur das Chaos.

Textfeld im Dokument

Wenn ich gerade am PC an einem längeren Dokument arbeite, schreibe ich die Gedanken gleich in das Dokument, in dem ich arbeite. Damit ich sie nach der Arbeit noch wiederfinde, erstelle ich ein Textfeld, dessen Inhalt ich später in eine andere Anwendung einfüge.

Das ganze geht in Word ganz einfach über „Einfügen/Textfeld“.

Gedanken auswerten

Interessant ist es dann die Gedanken auszuwerten. Aufgaben kommen natürlich in ihr (hoffentlich) funktionierendes System.

Für Ideen sollte es ebenfalls einen Speicher geben – ich verwende hier Inforapid, um alles zu sammeln, was aufbewahrenswert erscheint.

Besonders interessant sind störende Gedanken wie „Ich bin zu blöd“, „Der blöde Kunde X“, „Ich schaffe das nicht“ usw. Gerade solche destruktiven Gedanken sollten wir anschauen – natürlich nur dann, wenn sie immer wieder auftreten.

Wenn wir uns bewusst mit dem Problem auseinandersetzen (zu wenig Selbstbewusstsein, Tätigkeiten, die man hasst etc.) dann ist die Chance groß, dass die störenden Gedanken mit der Zeit immer weniger werden. Wer das schafft, profitiert in vielerlei Hinsicht: Er arbeitet schneller, der Widerstand gegen die Arbeit wird geringer (wir alle erledigen lieber Arbeiten, bei denen wir gute Gedanken haben), man fühlt sich also auch wohler.

Störenden Gedanken vorbeugen

Damit bei längeren, wichtigen Arbeiten erst gar nicht so viele störende Gedanken auftreten, ist es eine gute Idee, sich vor Arbeitsbeginn 2 Minuten Zeit zu nehmen und alles aufzuschreiben – Stichworte reichen – was einem momentan gerade im Kopf herumgeht.

Während der Arbeit ist es eine gute Sache positive Gedanken zu pflegen: Denken Sie an die Menschen, denen Sie mit Ihrer Arbeit nützen/helfen/eine Freude machen. Machen Sie sich immer klar, wie wichtig Ihre Arbeit ist. Das ist eine hilfreiche Strategie, um störende negative Gedanken auszuschalten. Wer solche positiven Gedanken pflegt, wird feststellen, wie viel mehr Spaß die Arbeit ihm macht. Dass auch das wieder dazu führt, dass die Qualität der Arbeit steigt und uns alles leichter von der Hand geht, leuchtet ein.

Zusammenfassung

• Den Kopf vor längeren wichtigen Arbeiten ausleeren – 2 Minuten aufschreiben, was einen bewegt.
• Während  der Arbeit hartnäckige Störgedanken aufschreiben.
• Gedanken nach der Arbeit ins System einpflegen bzw. auswerten.

Foto: © Yuri Arcurs – Fotolia.com

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Vielleicht bearbeiten Sie gerade folgende Projekte:

• eine Lampe reparieren
• Schal stricken
• eine Mappe mit wichtigen Unterlagen bestücken
• ein Geschenk basteln
• Blumentöpfe bemalen
• Ideen für ein Buch/Projekt sammeln
• Fotos einkleben

Um mit einem Projekt zu beginnen, müssen Sie erst einmal alle Sachen zusammen suchen: Wo war nochmal die kaputte Lampe und wo das Material zum Reparieren?

Und was, wenn Sie mit einer Arbeit nicht fertig werden, wo lassen Sie die Sachen dann? Meistens stehen sie irgendwo im Weg. Der Ausweg: Richten Sie sich einen To-Do-Schrank ein.

Dieser besteht einfach nur aus einem Regal und verschiedenen Plastikboxen – natürlich können Sie auch hübsche dekorative Boxen nehmen (zum Beispiel Weidenkörbe) – das bleibt Ihrem Geschmack überlassen. Jede Box steht für ein Projekt. In diesen Behälter legen Sie alles, was Sie brauchen, um an dem Projekt zu arbeiten.

Beispiel: Pullover stricken

Sie wollen Ihrem Mann einen Pullover stricken. Legen Sie die Wolle, die Stricknadeln und die Anleitung in den Kasten. Vielleicht haben Sie einen Tipp in einer Zeitschrift gefunden, wie man den Pullover nach dem Stricken richtig fertig stellt- auch diese Info kommt in den Korb. Wenn Sie möchten, legen Sie noch eine Schere dazu – fertig ist Ihr Projektkorb. Selbst wenn Sie nicht sofort beginnen, werden Sie zur richtigen alles sofort wieder finden.

Ein anderes Beispiel: Ideen für ein Buch sammeln

Auch Autoren profitieren von einer solchen Projektbox. Sicherlich werden Sie andere Bücher als Anregung nutzen, außerdem vielleicht Artikel, die Sie gesammelt haben. Vielleicht gehören außerdem noch kleinere und größere Gegenstände zu dem Projekt, die zum Beispiel fotografiert werden sollen – auch sie kommen in die Kiste.

Beispiel: Hose flicken

Oder Sie müssen die Hose Ihres Kindes reparieren, kommen aber erst am Wochenende dazu. Legen Sie also die Hose, den gekauften Flicken und das richtige Garn in eine kleine Box.

Wenn man dann an dem gewünschten  Projekt arbeiten will, hat man sofort alle Utensilien beisammen – nerviges Suchen gehört der Vergangenheit an.

Foto: © Paylessimages – Fotolia.com

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Viele Menschen nutzen den heutigen Trend, sich selbständig zu machen oder angestellt für eine Firma von zuhause aus zu arbeiten. “Homeoffice” wird dies oft auf Denglisch genannt. Die Vorteile liegen auf der Hand: bequemes Arbeiten von Daheim bei freier Zeiteinteilung und ohne ständige Chef-Überwachung. Oft machen es sich rührige Homeoffice-Beginner allerdings schwer und fangen schnell an, den Weg ins Büro und die örtliche Trennung von Beruf und Privatem zu vermissen.

Damit dies nicht geschieht, haben die Autorinnen Birgit Golms und Gudrun Sonnenberg ihren Ratgeber “Homeoffice – Erfolgreiches Heimspiel dank Zeit- und Selbstmanagement” geschrieben. Sie beschäftigen sich darin mit den typischen Problemen, die Homeworker haben:

“Im Homeoffice überfällt manch einen die Aufschieberitis, andere arbeiten ohne Pause bis zum Umfallen, und wieder andere verlieren den Kontakt zur Aussenwelt oder legen sich überflüssige Pfunde zu, weil sie die eigenen vier Wände überhaupt nicht mehr verlassen.”

Die Autorinnen helfen jedem Typ von Homeworker mit sich selbst, seiner Arbeit und der Zeit effizienter umzugehen, sodass nicht nur der Job erfolgreich läuft, sondern auch der Sohnemann am Nachmittag zwischen zwei Aufträgen sein Anrecht auf Fußballtraining mit Papa bekommt. Nützliche Hilfen und Werkzeuge im Anhang des Buches runden diesen sehr gut geschriebenen Ratgeber ab.

Unser Fazit: Sehr empfehlenswert für alle Heimarbeiter oder solche, die es werden möchten.

Gewinnen Sie ein Exemplar von “Homeoffice”

Wir verlosen ein Exemplar des Ratgebers “Homeoffice” (Wert: € 19,90) unter denjenigen, die folgende Frage als Kommentar oder per Twitter (@ordnungsprofis) beantworten: Was macht Ihre Arbeit zuhause erfolgreich? (Ihr Homeoffice, Ihre Arbeit für den Job, ehrenamtliche Tätigkeit …)

Mit in die Verlosung einbezogen werden Kommentare und Tweets bis einschließlich 31. Januar 2010. Der Rechtsweg ist natürlich ausgeschlossen.

Bibliografie

Birgit Golms, Gudrun Sonnenberg:
Homeoffice – Erfolgreiches Heimspiel dank Zeit- und Selbstmanagement
Orell Füssli Verlag, Zürich 2009. 176 Seiten, gebunden
ISBN 978-3-280-05359-1, € 19,90

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Hier schafft Wiggio Abhilfe: Wiggio ist eine Online-Anwendung, mit der Gruppen perfekt zusammenarbeiten können. Man kann einen gemeinsamen Kalender führen, Dateien austauschen und Umfragen starten und Konferenzen abhalten – sinnvoll für alle, die im Team arbeiten oder privat engen Kontakt zu Freunden/Familie halten wollen.

Anwendungsmöglichkeiten

• im Verein informieren, absprechen, Dateien austauschen
• Arbeitsgruppen
• Kontakt zur Familie halten
• ein gemeinsames Hobby teilen
• als Freiberufler ein Projekt abwickeln
• in der Abteilung alle Informationen  auf einen Blick verwalten
• Schulklassen können sich organisieren. Für den Fall, dass zum Beispiel eine Veranstaltung abgesagt werden muss, kann sehr bequem eine Nachricht an die ganze Gruppe geschickt werden.
• und vieles mehr…

Hier kann man sich anmelden: http://wiggio.com/

Welche Anwendungen nutzen Sie, um sich mit anderen auszutauschen? Ich freue mich auf Ihre Tipps!

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Leider passiert dies pro Tag oft mehrere Male (bei mir hätte es bis gerade schon potentiell 40x passieren können) und hält sie von der Arbeit ab. Diese drei, vier Sekunden Unaufmerksamkeit kosten Sie hinterher Minuten, die Sie brauchen, um sich wieder in Ihr aktuelles Projekt reinfinden können. Unter Umständen haben Sie gerade zeitgleich einen Kunden am Telefon gehabt, den Sie nun bitten müssen, seinen letzten Satz doch noch einmal zu wiederholen. Unangenehm!

So lösen Sie das E-Mail-Problem

Nehmen Sie sich fest vor, ab sofort nur noch 3x pro Tag in Ihren E-Mail-Posteingang zu schauen:

1. Wenn Sie morgens Ihren Rechner einschalten, sehen Sie erst einmal nach dem Rechten. Sie beantworten dann direkt Ihre wichtigsten E-Mails vom Vortag und versenden E-Mails an andere. Werbung können Sie löschen.
2. Mittags kontrollieren Sie Ihren Posteingang: Sind schon Antworten vom Morgen reingekommen?
3. Eine Stunde vor Feierabend kontrollieren Sie den Posteingang ein letztes Mal für den Tag. Nun sollten alle wichtigen Mails eingetroffen sein und können innerhalb der letzten Arbeitsstunde aberledigt werden.

Probieren Sie es auch einmal! Ständig von E-Mails aufgehalten zu werden, reduziert Ihre Produktivität.

Noch einen Tipp am Rande: Teilen Sie gleichzeitig aber bitte Ihren Kollegen mit, dass Sie Ihnen wichtige Dinge bitte direkt per Telefon mitteilen möchten. Ansonsten reduzieren Sie deren Produktivität, während jene stundenlang auf Ihre E-Mail warten.

Foto: © Nikolai Sorokin – Fotolia.com

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Bei Burkhard Heidenberger findet man tolle Übungen, die dazu führen, dass man nach der Arbeit am PC nicht steif, müde und unbeweglich ist.

Die Übungen dauern meist nur wenige Minuten und man fühlt sich hinterher erstaunlich gut. Einfach mal probieren!

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